Polityka prywatności

Obowiązuje od 11 października 2026 r.

1. Kim jesteśmy

Serwisem „Pulpit Szefa” (dostępnym pod adresem pulpitszefa.pl) zarządza i jest administratorem danych osobowych: KANIMET Łukasz Gruca (jednoosobowa działalność gospodarcza wpisana do CEIDG), adres: ul. Przedmieście Płuskie Zachód 51, 23-420 Tarnogród, NIP 9182017286, REGON 520662425 (dalej: „Administrator”). Kontakt w sprawach danych osobowych: info@pulpitszefa.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy

Dane konta: adres e-mail, imię i nazwa firmy, które podajesz przy rejestracji.
Logowanie przez Google: jeśli wybierzesz „Kontynuuj z Google”, otrzymujemy od Google wyłącznie adres e-mail, imię i nazwisko oraz identyfikator konta. Nie mamy dostępu do Twojej poczty, kontaktów ani innych danych w Google. Dane otrzymane z Google wykorzystujemy wyłącznie do zalogowania i założenia konta w Pulpicie Szefa. Nie przekazujemy ich innym podmiotom (poza Supabase jako dostawcą logowania) i nie używamy ich do reklam. Korzystanie z nich jest zgodne z Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami Limited Use. Dane te usuwamy razem z kontem.
Dane biznesowe, które sam wprowadzasz: zlecenia, koszty, faktury, dane pracowników (imiona, godziny pracy, stawki, wypłaty), zdjęcia dokumentów i inne informacje potrzebne do prowadzenia Twojej firmy w aplikacji. Za zgodność z prawem wprowadzania danych swoich pracowników odpowiadasz Ty jako ich pracodawca; w tym zakresie Administrator przetwarza dane na Twoje zlecenie.
Dane do faktury i płatności: nazwa firmy, NIP, adres, e-mail do faktur, wybrany plan, kwoty i status płatności. Danych kart płatniczych nie otrzymujemy ani nie przechowujemy.
Dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce i zapisy działań w aplikacji (dziennik zmian, dziennik błędów) służące bezpieczeństwu i diagnozowaniu problemów.

3. Po co i na jakiej podstawie

Świadczenie usługi i obsługa konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, kopie zapasowe, diagnostyka (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes).
Sprzedaż płatnych planów, obsługa płatności i reklamacji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Wystawianie faktur i przechowywanie dokumentów księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Dochodzenie i obrona przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Komu przekazujemy dane

Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu:

Supabase — baza danych i uwierzytelnianie (region: Unia Europejska, Frankfurt).
Dostawca hostingu serwera aplikacji oraz dostawca poczty e-mail (wysyłka wiadomości systemowych).
Google — logowanie kontem Google oraz usługa map do liczenia odległości dojazdów (przekazywane są kody pocztowe miejsc).
OpenAI — odczyt zdjęć faktur i paragonów oraz asystent AI. Do przetworzenia przekazywana jest treść zdjęcia lub pytania, a przy zgłoszeniu błędu lub pomysłu także krótkie streszczenie Twojej aktywności w aplikacji z ostatnich ok. 30 minut (odwiedzone ekrany, zapisane i odrzucone operacje), żeby asystent rozumiał, czego dotyczy zgłoszenie; dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym na podstawie mechanizmów zgodnych z RODO.
Operator płatności – przy płatności online (BLIK, szybki przelew) otrzymuje dane potrzebne do jej przeprowadzenia (m.in. kwotę, opis i adres e-mail).
Biuro rachunkowe / system do wystawiania faktur – w zakresie danych do faktury.
Rejestry publiczne (GUS, Biała Lista MF) – po wpisaniu NIP i kliknięciu „Pobierz z GUS” przekazujemy sam numer NIP, aby pobrać nazwę i adres firmy.
KSeF (Ministerstwo Finansów) — pobieranie faktur, jeśli samodzielnie podasz token KSeF.
Cloudflare — przechowywanie zaszyfrowanych kopii zapasowych (Cloudflare R2) oraz pośredniczenie w ruchu do części usług. Kopie są szyfrowane na naszym serwerze, zanim trafią do Cloudflare.

Nie sprzedajemy danych i nie używamy ich do reklam.

5. Jak długo przechowujemy dane

Dane konta i dane biznesowe przechowujemy, dopóki masz konto. Po jego usunięciu dane są usuwane, z wyjątkiem tych, które musimy zachować z mocy prawa. Faktury i dane o płatnościach przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi (5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku). Kopie zapasowe przechowujemy do 30 dni, po czym są automatycznie usuwane — dane usunięte z aplikacji znikają z kopii najpóźniej po tym czasie.

6. Pliki cookie

Używamy wyłącznie niezbędnych plików cookie do utrzymania sesji logowania. Nie stosujemy cookies analitycznych ani reklamowych.

7. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu. Aby z nich skorzystać, napisz na info@pulpitszefa.pl. Masz też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

8. Zmiany

O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy w aplikacji lub e-mailem.

Ostatnia zmiana: 22 października 2026 r.